Auf den Punkt – Darum geht’s:
- Kernbotschaft: Ihre klassische Kalkulation zeigt oft nicht die wahren Kostentreiber. Eine Prozesskostenrechnung in Business Central schafft verlässliche Transparenz.
- Für die Praxis: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine einfache Prozesskostenrechnung direkt im BC-Standard einzurichten.
- Nächster Schritt: Prüfen Sie mit unserer Checkliste, ob sich der Aufwand für Ihr Unternehmen lohnt und starten Sie die Umsetzung.
Das Gefühl trügt nicht: Warum Ihre BWA oft nur die halbe Wahrheit zeigt
Kennen Sie das? Der Monatsabschluss ist fertig, die Zahlen sehen gut aus. Besonders Produkt A, ein langjähriger Bestseller, glänzt mit einer soliden Marge. Doch im Bauch grummelt es. Sie wissen, dass dieser eine Großkunde, der nur Produkt A kauft, Ihren Vertrieb und Support überproportional stark bindet. Die ständigen Sonderwünsche, die aufwendige Logistik, die vielen Anrufe und das dafür nötige Reklamationsmanagement – all das taucht in Ihrer Standard-BWA nur als großer, unspezifischer „Gemeinkosten“-Block auf.
Ihre klassische Zuschlagskalkulation verteilt diese Kosten fair mit der Gießkanne, aber „fair“ ist hier eben das genaue Gegenteil von „wahrheitsgetreu“. Dieses Gefühl, dass Ihre profitabelsten Produkte und Kunden in Wahrheit Ihre größten Kostentreiber sein könnten, ist keine Einbildung. Es ist die teure Realität in vielen mittelständischen Unternehmen.
Die traditionelle Kalkulation stammt aus einer Zeit, in der die Produktionskosten den Löwenanteil ausmachten. Heute explodieren oft die Gemeinkosten in Vertrieb, IT oder Kundenservice. Wenn wir diese Kosten pauschal auf Produkte umlegen, werden einfache Standardprodukte künstlich verteuert, während komplexe, betreuungsintensive Produkte subventioniert werden und profitabler erscheinen, als sie sind. Die Prozesskostenrechnung (PKR) deckt genau das auf.
Prozesskostenrechnung in Business Central: Die ersten Schritte im Standard
Viele Entscheider denken bei dem Thema sofort an ein ausuferndes Beraterprojekt. Die Sorge ist berechtigt, aber es geht auch anders. Der wahre Wert liegt nicht darin, die dritte Nachkommastelle zu perfektionieren, sondern darin, Transparenz zu schaffen und die größten Kostentreiber zu identifizieren. Business Central bietet dafür im Standard bereits ein solides Fundament im Modul Kostenrechnung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Bordmitteln starten können.
Schritt 1: Das Fundament legen – Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger
Bevor Sie Kosten verteilen können, müssen Sie eine klare Struktur schaffen. In Business Central sind dafür drei Stammdaten-Elemente entscheidend:
- Kostenarten: Das sind Ihre Sachkonten aus der Finanzbuchhaltung, die Sie für die Kostenrechnung relevant machen. Denken Sie an Konten wie „Gehälter Vertrieb“, „IT-Wartungsverträge“ oder „Miete Verwaltung“.
- Kostenstellen: Das sind die Abteilungen oder Bereiche, in denen die Kosten anfallen. Ein typisches Beispiel wäre die Kostenstelle „Technischer Support“. Hier landen alle Kosten, die für den Betrieb dieser Abteilung anfallen (Gehälter der Mitarbeiter, Softwarelizenzen, Telefonkosten).
- Kostenträger: Das sind die Objekte, denen Sie die Kosten am Ende zuordnen wollen, um ihre tatsächliche Profitabilität zu ermitteln. Das können Produktgruppen sein (z.B. „Standard-Bauteile“, „Sonderanfertigungen“) oder auch Kundengruppen.
Die Einrichtung erfolgt direkt in den entsprechenden Stammdaten-Masken von Business Central. Der entscheidende Punkt ist die logische Verknüpfung: Die Kosten aus den Kostenarten fließen auf die Kostenstellen.
Schritt 2: Die Umlage durchführen – Kosten verursachergerecht zuweisen
Jetzt kommt der Kern der Prozesskostenrechnung. Wie bekommen wir die gesammelten Kosten von der Kostenstelle auf die Kostenträger? Nehmen wir unser Beispiel: Die Kostenstelle „Technischer Support“ hat im letzten Monat Kosten in Höhe von 10.000 € verursacht. Wir wollen diese nun auf unsere beiden Produktgruppen („Standard-Bauteile“ und „Sonderanfertigungen“) verteilen.
Dafür brauchen wir einen Kostentreiber, also eine Messgröße, die den Aufwand widerspiegelt. Ein guter Treiber wäre hier die „Anzahl der Support-Tickets“. Nehmen wir an, wir hatten 80 Tickets für „Sonderanfertigungen“ und 20 Tickets für „Standard-Bauteile“.
In Business Central nutzen Sie dafür das Kostenumlage Buch.-Blatt. Hier definieren Sie die Umlage:
- Quelle: Sie geben die Kostenstelle „Technischer Support“ an und den Betrag von 10.000 €.
- Verteilungsschlüssel: Sie legen fest, dass nach der Anzahl der Tickets verteilt wird (80 Anteile für den einen Kostenträger, 20 für den anderen).
- Ziel: Sie weisen die Anteile den Kostenträgern „Sonderanfertigungen“ (erhält 8.000 € der Kosten) und „Standard-Bauteile“ (erhält 2.000 €) zu.
Nach dem Buchen dieser Umlage sind die Gemeinkosten nicht mehr pauschal verteilt, sondern verursachergerecht zugewiesen.
Schritt 3: Erste Ergebnisse prüfen – Das Reporting im Standard
Bevor man zu externen Analyse-Werkzeugen greift, lohnt sich ein Blick auf die Bordmittel. Business Central bietet bereits einfache, aber aussagekräftige Berichte, um die Ergebnisse Ihrer Umlage zu kontrollieren. Über die Suchfunktion finden Sie zum Beispiel den Bericht „Kostenstellen – Saldo/Budget“ oder „Kostenträger – Saldo/Budget“. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Kosten nach der Umlage auf den einzelnen Kostenstellen und Kostenträgern gelandet sind. Das ist der erste, entscheidende Schritt, um ein Gefühl für die wahre Kostenstruktur zu bekommen.
Wo der Standard an seine Grenzen stößt (und warum das normal ist)
Sie merken schon: Die Logik der Umlage lässt sich im BC-Standard gut abbilden. Die eigentliche Herausforderung in der Praxis liegt woanders. Woher weiß Business Central, dass im letzten Monat 80 Tickets für die eine und 20 für die andere Produktgruppe angefallen sind? Diese Mengentreiber sind die Währung der Prozesskostenrechnung.
Der größte Aufwand in PKR-Projekten ist nicht die Verrechnungslogik, sondern die manuelle Beschaffung der Kostentreiber-Daten aus verschiedenen Systemen.
In der Realität liegen diese Daten oft in Fremdsystemen (CRM, Lagerverwaltung, Zeiterfassung) oder müssen mühsam aus Excel-Listen manuell zusammengetragen und importiert werden. Dieser manuelle Aufwand ist fehleranfällig, extrem zeitaufwendig und der Hauptgrund, warum viele PKR-Projekte im Mittelstand scheitern, bevor sie überhaupt richtig angefangen haben.
Der conscoo-Weg: Den Standard mit der Power Platform gezielt verstärken
Genau hier setzen wir als pragmatischer Microsoft-Partner an. Anstatt Ihnen ein teures Add-on zu verkaufen, setzen wir konsequent auf die vorhandenen Bordmittel. Wir nutzen das, was Business Central bereits an Bord hat, und lösen mit den Werkzeugen der Microsoft Power Platform gezielt das größte Hindernis: die manuelle Datenbeschaffung.
Power Automate als Datensammler: Schluss mit manuellen Listen
Das ist der entscheidende Punkt, der eine PKR im Mittelstand erst praxistauglich macht. Anstatt mühsam Excel-Listen zu pflegen, bauen wir mit Power Automate kleine, aber wirkungsvolle Automatisierungen. Ein solcher Workflow kann sich zum Beispiel einmal pro Nacht die Anzahl der Support-Tickets pro Kunde aus Ihrem CRM-System ziehen. Oder er liest die Anzahl der Kommissionier-Picks aus Ihrer Lagerverwaltungssoftware aus. Diese Kostentreiber schreibt Power Automate dann vollautomatisch in das dafür vorgesehene Buchungsblatt in Business Central. Damit ist die größte manuelle Hürde genommen. Die Daten sind aktuell, konsistent und ohne jeglichen manuellen Aufwand verfügbar.
Power BI für den Durchblick: Das „Wahrheits-Cockpit“
Zahlen sind gut, aber Bilder wirken stärker. Wenn die Datenbasis in Business Central dank Automatisierung sauber ist, ist der letzte Schritt die Visualisierung in Microsoft Power BI. Wir bauen für Sie kein überladenes Dashboard, sondern ein „Wahrheits-Cockpit“. Darin stellen wir ganz gezielt die traditionelle Deckungsbeitragsrechnung der neuen, prozesskostenbasierten Sicht gegenüber. Wenn ein Geschäftsführer auf einen Blick sieht, wie der Balken für sein vermeintliches „Top-Produkt“ nach der Verrechnung der Prozesskosten plötzlich in den roten Bereich rutscht, braucht es keine weiteren Erklärungen.
Lohnt sich der Aufwand für Ihr Unternehmen? Eine Checkliste.
Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie ehrlich prüfen, ob sich eine Prozesskostenrechnung für Sie überhaupt lohnt. Wenn Sie mindestens drei dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, ist das Potenzial für eine solidere Entscheidungsgrundlage sehr hoch:
- Hoher Gemeinkostenanteil: Machen Ihre Gemeinkosten (Verwaltung, Vertrieb, IT etc.) mehr als 30 % Ihrer Gesamtkosten aus?
- Heterogene Produkte/Dienstleistungen: Bieten Sie sowohl einfache Standardprodukte als auch komplexe, beratungsintensive Lösungen an?
- Unterschiedliche Kundenkanäle: Bedienen Sie sehr unterschiedliche Kundengruppen (z.B. Großhandel vs. E-Commerce), die unterschiedlich viel Aufwand verursachen?
- Starker Preiswettbewerb: Stehen Sie unter hohem Margendruck und müssen Sie Ihre Preise genau kennen, um profitabel zu bleiben?
- Gefühlte Unwahrheit: Haben Sie das starke Bauchgefühl, dass Ihre aktuelle Kalkulation die wahren Kostenverursacher nicht korrekt abbildet?
Ihre nächsten Schritte: Vom Wissen zur Umsetzung
Sie haben erkannt, dass in Ihrer aktuellen Kalkulation möglicherweise eine Zeitbombe schlummert? Die Theorie ist das eine, die pragmatische Umsetzung in Ihrem Unternehmen das andere. Der beste Startpunkt ist kein monatelanges Analyseprojekt, sondern ein fokussierter, ergebnisorientierter Workshop.
Genau dafür bieten wir unseren 4-stündigen „PKR-Readiness-Workshop“ an. Gemeinsam mit Ihnen und Ihren Schlüsselpersonen aus Controlling und Management identifizieren wir Ihre wichtigsten Gemeinkosten-Prozesse, definieren die passenden Kostentreiber und skizzieren einen konkreten Umsetzungsplan auf Basis von Business Central und der Power Platform. Sie erhalten eine klare Roadmap und ein festes Gefühl dafür, welcher Ansatz Ihnen die solidesten Erkenntnisse liefert. Kontaktieren Sie uns ruhig für ein unverbindliches Gespräch und lassen Sie uns gemeinsam Licht in Ihre Kostenstruktur bringen.
