Workflows, die Sie einfach(er) arbeiten lassen

Eine Power BI Pro Lizenz ist unerlässlich, wenn Sie die erstellten Analysen und Berichte über Ihren persönlichen Arbeitsbereich hinaus im Unternehmen verteilen und die Zusammenarbeit fördern möchten. Sobald Kollegen Ihre Berichte interaktiv im Power BI-Dienst nutzen, bearbeiten oder eigene Inhalte darauf aufbauend erstellen sollen, wird für jeden dieser Nutzer eine Power BI Pro Lizenz benötigt (diese ist z.B. auch in Microsoft 365 E5 enthalten). Die Notwendigkeit entsteht also direkt beim Bedarf des sicheren Teilens und der Kollaboration.Eine Ausnahme für reine Betrachter existiert, wenn Inhalte in Arbeitsbereichen gehostet werden, die einer Power BI Premium-Kapazität (mindestens P1 oder F64) zugewiesen sind; hier können auch Nutzer mit einer Free-Lizenz zugreifen, der Ersteller/Veröffentlicher benötigt jedoch weiterhin mindestens eine Power BI Pro Lizenz. Für die Funktion "Im Web veröffentlichen", die Daten öffentlich zugänglich macht, ist besondere Vorsicht geboten, da sie nicht den gleichen Sicherheitsgrad wie das Teilen über den Power BI-Dienst mit Pro-Lizenzen bietet und für sensible Unternehmensdaten ungeeignet ist. Benötigen Sie zusätzlich zu den Pro-Funktionen erweiterte Analysefähigkeiten wie größere Datenmodelle oder häufigere Aktualisierungen auf Nutzerbasis, kommt eine Power BI Premium Per User (PPU) Lizenz infrage. Beachten Sie hierbei, dass für die Zusammenarbeit mit PPU-Inhalten alle beteiligten Nutzer (Ersteller und Betrachter) ebenfalls eine PPU-Lizenz benötigen, es sei denn, die Inhalte werden wiederum in einer Premium-Kapazität bereitgestellt. Die Power BI Lizenzierung hängt also stark von Ihren spezifischen Anforderungen an Teilen, Zusammenarbeit und erweiterten Funktionen ab, wobei die Power BI Pro Kosten pro Nutzer anfallen.

Eine Power Automate Premium-Lizenz wird dann unumgänglich, wenn Sie erweiterte Funktionalitäten, wie die Nutzung von Premium- oder benutzerdefinierten (Custom) Konnektoren (z.B. zu Dataverse, SQL, Salesforce), bestimmte RPA-Szenarien oder auch höhere Ausführungslimits benötigen. Die Notwendigkeit entsteht hauptsächlich durch zwei Auslöser: erstens die genannten Premium-Anbindungen in Cloud-Flows, zweitens der Einsatz von Power Automate Desktop für spezifische Robotic Process Automation. Während lokale, beaufsichtigte Desktop-Automatisierungen kostenfrei sind, erfordern unbeaufsichtigte Ausführungen oder die Cloud-Anbindung eine Lizenz. Für viele Nutzer mit Premium-Bedarf ist die Power Automate Premium Lizenz (pro Nutzer) passend, für zentrale Bots oft die Power Automate Process Lizenz (pro Flow/Bot), um die Power Automate Kosten zu optimieren.

Ein wichtiger Unterschied zum einfacheren, webbasierten Copilot liegt im Datenschutz: Microsoft 365 Copilot verarbeitet Ihre Unternehmensdaten (via Microsoft Graph) unter Enterprise Grade Data Protection (EDP) – komplett innerhalb Ihrer sicheren Microsoft 365-Umgebung und gemäß dem Microsoft DPA. Der kostenlose Web-Copilot mit Entra ID (dessen Chat-Schutz oft als Commercial Data Protection (CDP) oder EDP bezeichnet wird und ebenfalls dem DPA unterliegt) nutzt primär öffentliche Bing-Daten; Web-Abfragen verlassen dabei jedoch die M365-Grenze und unterliegen anderen Bedingungen. Wichtig für beide: Ihre Daten und Prompts werden nicht zum Training der Basis-LLMs verwendet. Der integrierte M365 Copilot wird pro Benutzer/Monat lizenziert (meist als Jahresabonnement) ohne Mindestabnahmemenge. Voraussetzungen für Copilot für Microsoft 365 sind u.a. eine kompatible Basislizenz (z.B. Business Standard/Premium, E3/E5), Entra ID, OneDrive und aktuelle M365 Apps. Die Lizenz erlaubt Anpassungen via Copilot Studio für M365 Copilot; für eigenständige Bots sind separate Lizenzen nötig. Beachten Sie: Power BI Copilot benötigt separate Microsoft Fabric-Kapazität

Die Wahl der richtigen Power Apps Lizenz ist entscheidend für die Optimierung Ihrer Workflows. Wenn Ihre Apps Premium-Konnektoren (z.B. zu SQL, Salesforce, oder benutzerdefinierten APIs) oder das vollumfängliche Microsoft Dataverse nutzen, wird für jeden Anwender eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich. Hierbei ist die Unterscheidung wichtig: Dataverse for Teams ist für Apps innerhalb von Microsoft Teams in vielen M365-Lizenzen enthalten, während das umfassendere Dataverse eine Premium-Lizenzierung bedingt. Für einzelne Premium-Anwendungen pro Nutzer ist oft der Power Apps per App-Plan passend. Benötigt ein Nutzer Zugriff auf viele (typischerweise drei oder mehr) Premium-Anwendungen, ist der Power Apps Premium-Plan (pro Nutzer) meist kosteneffektiver. Für eine flexible, nutzungsbasierte Abrechnung, besonders bei unregelmäßiger Nutzung, existiert der Power Apps Pay-as-you-go-Plan. Beachten Sie, dass auch externe Gastnutzer in der Regel eine entsprechende Power Apps Lizenz benötigen.

Microsoft 365 Business Premium, einigen vielleicht noch unter der früheren Bezeichnung Office 365 Business Premium bekannt, bietet Ihnen die bekannten Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Exchange-E-Mail, Teams, OneDrive und SharePoint. Entscheidend für KMU ist der erweiterte Sicherheitsschutz: Dazu gehören Microsoft Intune für die sichere Geräteverwaltung (auch BYOD), Microsoft Defender for Business für fortschrittlichen Endpunktschutz, Defender for Office 365 Plan 1 gegen komplexe Phishing-Angriffe und Microsoft Entra ID P1 zur Absicherung von Zugriffen mittels Richtlinien und MFA.Die Lizenz erlaubt die Nutzung auf Terminalservern (RDS) via Shared Computer Activation, wobei kritisch ist: Jeder Nutzer benötigt eine Lizenz und eine Internetverbindung zur Aktivierung.Bezüglich der Power Platform (Power Apps/Automate) sind Basisrechte für Standard-Konnektoren im M365 Kontext enthalten. Wichtig: Die Nutzung von Premium-Konnektoren oder Dataverse (außerhalb von Dataverse for Teams) erfordert kostenpflichtige Zusatzlizenzen pro Nutzer.Enthalten sind auch Tools wie Clipchamp, Loop, Bookings, Planner, Forms, Lists und Sway. Für Unternehmen bis 300 Nutzer bietet m365 business premium oft einen besseren Sicherheitswert als E3-Pläne.