Auf den Punkt
- Echte Genehmigungen und Rechnungs-Workflows in Business Central Schritt für Schritt aufbauen.
- Teure Zusatzlösungen und unklare Lizenzkosten bei der Prozessautomatisierung vermeiden.
- Mit einem ersten, sicheren Genehmigungsprozess starten und sofort einen echten Nutzen sehen.
Automatisierung, die sich wirklich lohnt: Mehr als nur Benachrichtigungen
Das Thema "Automatisierung" fühlt sich oft groß und kompliziert an. Man liest von kostspieligen Projekten und möchte doch eigentlich nur ein paar alltägliche Abläufe vereinfachen, die Zeit und Nerven kosten. Die gute Nachricht: Die wertvollsten Verbesserungen beginnen oft im Kleinen, mit Werkzeugen, die in Ihrem Microsoft 365 Paket bereits eine solide Grundlage bilden. Dieser Beitrag ist eine bodenständige Anleitung. Wir lassen die großen Strategie-Papiere beiseite und konzentrieren uns auf Prozesse, die im Mittelstand einen echten Unterschied machen. Es geht nicht nur darum, eine Nachricht zu senden, wenn ein neuer Kunde angelegt wird. Es geht um Kernprozesse wie Genehmigungen und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – Aufgaben, bei denen Fehler oder Verzögerungen direkt spürbare Folgen haben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Business Central und Power Automate Abläufe schaffen, die nicht nur informieren, sondern aktiv mitarbeiten, prüfen und entscheiden helfen.
Vom Infokanal zum echten Genehmigungsprozess für Bestellungen
Ein typischer Fall aus der Praxis: Eine Bestellung über 10.000 € wird in Business Central angelegt und muss vom Geschäftsführer freigegeben werden. Der alte Weg? Eine E-Mail schreiben, anrufen oder eine ausgedruckte Liste zur Unterschrift vorlegen. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und der Status der Freigabe ist oft unklar. Eine einfache Benachrichtigung in Microsoft Teams ist zwar ein Anfang, aber sie löst das Kernproblem nicht: die dokumentierte und nachvollziehbare Freigabe. Der wahre Wert entsteht, wenn der Genehmiger direkt in Teams mit "Ja" oder "Nein" entscheiden kann und diese Entscheidung automatisch den Status in Business Central aktualisiert. So entsteht ein geschlossener, sauberer Prozess, der ohne manuelle Rückschritte auskommt und für alle Beteiligten transparent ist. Das ist kein kompliziertes Großprojekt, sondern ein gezielter Eingriff, der einen alltäglichen Engpass beseitigt.
Schritt 1: Der Auslöser – Eine neue Bestellung über 5.000 €
In Power Automate erstellen Sie einen neuen, automatisierten Cloud-Flow. Als Auslöser wählen Sie "Wenn ein Datensatz erstellt wird (V3)" für Dynamics 365 Business Central. Nachdem Sie Ihre Umgebung ausgewählt haben, wählen Sie als Tabelle die "purchaseDocuments". Der entscheidende Punkt ist nun die "Filterabfrage" in den erweiterten Optionen. Hier tragen Sie eine Bedingung ein, zum Beispiel document_type eq 'Order' and amount_including_vat gt 5000. Damit stellen Sie sicher, dass der Flow wirklich nur bei Bestellungen über einem bestimmten Wert startet und nicht bei jeder kleinen Anfrage.
Schritt 2: Die interaktive Anfrage in Microsoft Teams
Statt einer einfachen Nachricht fügen Sie die Aktion "Adaptive Karte in einem Chat oder Kanal posten und auf eine Antwort warten" hinzu. Die adaptive Karte ist wie eine kleine App direkt in Ihrer Teams-Nachricht. Sie können hier dynamische Inhalte aus Business Central einfügen, etwa den Kreditor, die Bestellnummer und den Gesamtbetrag. Wichtig sind die beiden Schaltflächen, die Sie definieren: eine für "Genehmigen" und eine für "Ablehnen". Der Flow pausiert nun an dieser Stelle und wartet auf die Eingabe des Genehmigers.
Schritt 3: Die Rückmeldung an Business Central schreiben
Nachdem der Genehmiger auf eine der Schaltflächen geklickt hat, läuft der Flow weiter. Fügen Sie eine "Bedingung" hinzu, die prüft, welche Schaltfläche gedrückt wurde. Wenn "Genehmigen" gewählt wurde, fügen Sie im "Ja"-Zweig die Business Central Aktion "Einen Datensatz ändern (V3)" hinzu. Wählen Sie wieder die Tabelle "purchaseDocuments" und übergeben Sie die ID der ursprünglichen Bestellung. Nun ändern Sie das entsprechende Statusfeld in Business Central, zum Beispiel auf "Freigegeben". Im "Nein"-Zweig könnten Sie den Status auf "Abgelehnt" setzen. Damit ist der Kreis geschlossen und der ERP-Datensatz ohne manuelle Eingabe auf dem neuesten Stand.
Eingangsrechnungen intelligent verarbeiten – Nicht nur auslesen
Das manuelle Abtippen von Eingangsrechnungen ist monoton und eine häufige Fehlerquelle. Der AI Builder von Microsoft kann hier eine enorme Hilfe sein, aber sein Potenzial geht weit über das reine Auslesen von Rechnungsnummer und Betrag hinaus. In der Praxis ist der Prozess ja oft komplexer: Hat die Rechnung eine Bestellnummer? Dann sollte sie automatisch der passenden Bestellung in Business Central zugeordnet werden. Fehlt die Bestellnummer, handelt es sich vielleicht um eine Gemeinkostenrechnung, die eine sachliche Prüfung durch den Abteilungsleiter erfordert. Ein intelligenter Automatisierungs-Flow kann genau diese Unterscheidung treffen und die Rechnung automatisch auf den richtigen Weg schicken. Er liest nicht nur Daten, er versteht den Kontext und steuert den nachfolgenden Prozess.
Schritt 1: Das KI-Modell trainieren und den Flow starten
Wie im einfachen Beispiel trainieren Sie zunächst im AI Builder ein Modell zur Dokumentenverarbeitung mit Ihren typischen Eingangsrechnungen. Sie definieren die Felder, die ausgelesen werden sollen, wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und vor allem die "Bestellnummer". Der Flow selbst startet wie gewohnt, wenn eine E-Mail mit PDF-Anhang in einem bestimmten Postfach ankommt. Die erste Aktion nach dem Trigger ist dann "Informationen aus Dokumenten extrahieren", bei der Sie Ihr trainiertes Modell auswählen.
Schritt 2: Die Weiche einbauen – Bestellnummer vorhanden?
Nachdem der AI Builder die Daten aus der Rechnung extrahiert hat, fügen Sie die Steuerungs-Aktion "Bedingung" ein. Als Bedingung prüfen Sie, ob das vom AI Builder ausgelesene Feld "Bestellnummer" leer ist oder nicht. Die Formel dafür könnte lauten: empty(outputs('Informationen_aus_Dokumenten_extrahieren')?['body/results/Bestellnummer/value']) ist gleich false. Das bedeutet: Wenn das Feld "Bestellnummer" einen Wert enthält, wird der "Ja"-Zweig der Bedingung ausgeführt, andernfalls der "Nein"-Zweig.
Schritt 3: Die zwei Pfade – Zuordnen oder zur Prüfung leiten
Im "Ja"-Zweig (Bestellnummer ist vorhanden) nutzen Sie nun eine Business Central Aktion, um die Eingangsrechnung zu erstellen und sie direkt mit der ausgelesenen Bestellnummer zu verknüpfen. Der Prozess kann dann direkt in die Buchhaltung zur Verbuchung gehen. Im "Nein"-Zweig (keine Bestellnummer) starten Sie einen anderen Prozess. Sie könnten zum Beispiel eine Genehmigungsanfrage per Teams an den zuständigen Abteilungsleiter senden, der die Rechnung sachlich prüfen und freigeben muss, bevor sie überhaupt als Buchungsvorschlag in Business Central angelegt wird.
Die Grundlage für stabile Automatisierung: Lizenzen und Datenzugriff
Die gezeigten Beispiele sind ein hervorragender Einstieg. Wenn solche Helfer aber zu einem festen und verlässlichen Bestandteil Ihrer Abläufe werden sollen, muss man ehrlich über die technischen Rahmenbedingungen sprechen. Die Aussage "ist in Microsoft 365 enthalten" stimmt nur für die Grundlagen. Sobald Sie tief in geschäftskritische Systeme wie Business Central eingreifen, spielen die richtigen Lizenzen und eine stabile Datenanbindung die entscheidende Rolle. Hier trennt sich ein schnelles Experiment von einer dauerhaft tragfähigen Lösung. Es ist wichtig, diese Aspekte von Anfang an zu berücksichtigen, um später keine unliebsamen Überraschungen bei Kosten oder Leistung zu erleben.
Der "Premium"-Konnektor: Was bedeutet das für Sie?
Der Konnektor, der Power Automate mit Business Central verbindet, ist ein sogenannter "Premium"-Konnektor. Das bedeutet, dass die Standard-Lizenzen, die in den meisten Microsoft 365 Plänen (wie E3 oder E5) enthalten sind, nicht ausreichen. Um Daten aus Business Central zu lesen oder dorthin zu schreiben, benötigt jeder Benutzer, in dessen Kontext ein solcher Flow läuft, eine gesonderte Power Automate Lizenz, zum Beispiel einen "Power Automate Per User Plan". Das ist kein versteckter Kostenfaktor, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie auf professionelle und unterstützte Weise auf Ihr ERP-System zugreifen können. Das ist doch eine wichtige Information für eine saubere Planung.
Der Blick über den Tellerrand: Business Central und Dataverse
Für noch stabilere und performantere Lösungen gibt es eine fortschrittlichere Methode: die Nutzung von virtuellen Tabellen in Dataverse. Stellen Sie sich Dataverse als die zentrale Datenplattform der Power Platform vor. Mit virtuellen Tabellen können Sie eine Art Live-Spiegelung Ihrer Business Central-Daten (z.B. Kunden, Artikel, Bestellungen) in Dataverse erzeugen, ohne die Daten physisch zu kopieren. Der Vorteil: Viele Aktionen in Power Automate oder Power Apps, die auf Dataverse-Daten zugreifen, sind oft performanter und benötigen keine direkten, aufwändigen API-Aufrufe an Business Central. Das schont Systemressourcen und kann in größeren Szenarien sogar die Lizenzkosten optimieren.
Ein Helfer für den Start: Der Copilot in Power Automate
Der Einstieg in die Erstellung von Flows muss nicht kompliziert sein. Microsoft hat mit dem Copilot einen KI-Assistenten direkt in Power Automate integriert. Anstatt sich durch Menüs zu klicken, können Sie in einfacher Sprache beschreiben, was Sie tun möchten. Geben Sie zum Beispiel ein: "Wenn eine neue Bestellung in Business Central angelegt wird, sende eine E-Mail an die Buchhaltung." Der Copilot erstellt daraufhin einen ersten Entwurf des Flows, den Sie dann nur noch verfeinern müssen. Das senkt die Einstiegshürde erheblich und hilft dabei, die Logik hinter den Automatisierungen schneller zu verstehen.
Vom Einzel-Flow zur verlässlichen Lösung: Unser gemeinsamer Weg
Die gezeigten Beispiele beweisen, was mit den Bordmitteln von Microsoft bereits möglich ist. Wenn solche Automatisierungen im Unternehmen wachsen und zu einem festen Bestandteil Ihrer Abläufe werden, kommen jedoch neue Fragen auf: Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert? Wer ist verantwortlich, wenn ein Flow einmal fehlschlägt? Und wie stellt man sicher, dass neue Automatisierungen sauber und nachvollziehbar aufgebaut werden? Genau hier wird aus einem cleveren Trick ein stabiler, geschäftlicher Prozess. Es geht darum, ein verlässliches System zu schaffen, das mit Ihrem Unternehmen wächst und nicht bei der ersten Änderung zusammenbricht. An diesem Punkt unterstützen wir als conscoo. Unsere Erfahrung liegt darin, diese guten Ansätze in einen geordneten und sicheren Rahmen zu bringen. Wir helfen Ihnen, die Automatisierungen zu finden, die den größten Nutzen bringen, und bauen sie so auf, dass sie auch in Zukunft stabil laufen und leicht zu warten sind.
Fazit: Gezielt anfangen, echten Mehrwert schaffen
Automatisierung in Business Central muss kein gigantisches Projekt sein. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein, aber mit Bedacht anzufangen. Suchen Sie sich nicht die einfachste, sondern eine wiederkehrende, manuelle Aufgabe, die einen echten Engpass in Ihren Abläufen darstellt – wie eben eine Genehmigung oder die Rechnungsprüfung. Mit den Werkzeugen der Power Platform können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, die sofort Wirkung zeigen. Jeder erfolgreich umgesetzte, geschäftskritische Automatismus schafft nicht nur Freiräume, sondern baut auch Vertrauen im Team auf. So entwickeln Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt weiter – ganz pragmatisch, bodenständig und mit einem klaren Fokus auf den praktischen Nutzen im Arbeitsalltag.
