Enterprise Resource Planing (ERP)

Was genau ist eigentlich Enterprise Resource Planning, kurz ERP genannt? Definition und Erfolgsfaktoren im Überblick.

Die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP-System ist eine der wichtigsten für ein Unternehmen. Sie ist mehr als nur eine IT-Anschaffung. Sie ist eine wichtige Entscheidung, die das operative Herz Ihrer Organisation betrifft. Dieser Artikel erklärt, was ein ERP-System ist. Er gibt Ihnen eine ehrliche Entscheidungsgrundlage. Wir zeigen, auf was Sie bei der Einführung von ERP-Systemen achten müssen und wie Sie das passende System für Ihr Unternehmen finden.

Enterprise Resource Planning (ERP) – eine kurze Erklärung

Die Bedeutung von ERP-Systemen lässt sich kurz so zusammenfassen: Enterprise Resource Planning, kurz ERP, ist eine Software, die alle wichtigen Geschäftsbereiche und Kernprozesse eines Unternehmens digital verbindet. Das Ziel ist, dass alle Abteilungen wie Finanzen, Personal, Fertigung, Logistik und Vertrieb die gleichen Daten haben. Das schafft eine einheitliche, verlässliche Datenbasis, die Prozesse automatisiert, die Effizienz steigert und fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Warum viele ERP-Kostenangaben in die Irre führen.

Die Frage "Wie viel kostet ein ERP-System?" wird oft falsch beantwortet. Eine gute Budgetplanung muss mehr als nur den Preis für eine Lizenz berücksichtigen. Sie muss auch die Gesamtkosten über die gesamte Nutzungsdauer betrachten. Vergleichsangaben beziehen sich oft nur auf die Kosten am Anfang. In Wirklichkeit können die tatsächlichen Kosten für kleine und mittlere Unternehmen deutlich höher sein.

ERP-Lizenzierung: Unterschiede und Kostenmodelle im Überblick

Perpetual Licensing (On-Premise): Bei diesem Modell erwerben Unternehmen die ERP-Softwarelizenzen einmalig und betreiben das System auf eigener IT-Infrastruktur. Neben den hohen Anfangsinvestitionen für Lizenzen und Server fallen in der Regel jährliche Wartungsgebühren in Höhe von 18–22% der Lizenzkosten an – ein branchenüblicher Standard. Der Nutzen dieser Wartungspakete kann jedoch mit der Zeit abnehmen, da Updates weniger innovativ ausfallen und in einigen Fällen zusätzlich kostenpflichtig sind.

Subscription Licensing (Cloud / SaaS): Dieses Modell – oft auch als Cloud-ERP bezeichnet – basiert auf monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren. Die Einstiegskosten sind in der Regel deutlich niedriger, da keine Investitionen in Hardware oder eigene Rechenzentren erforderlich sind. Stattdessen entstehen planbare Betriebskosten. Obwohl die laufenden Abo-Gebühren höher als klassische Wartungskosten sein können, entfallen Ausgaben für Anschaffung, Betrieb und Wartung der IT-Infrastruktur. Das führt in vielen Fällen zu einer geringeren Total Cost of Ownership (TCO).

Open Source: Open-Source-ERP-Systeme sind in der Anschaffung kostenlos. Kosten entstehen jedoch durch individuelle Anpassungen, Schulungsaufwand sowie externen Support. Der Vorteil liegt in der Flexibilität – der Aufwand für Implementierung und Betrieb sollte jedoch nicht unterschätzt werden.

Checkliste: Die zehn versteckten Kosten, die am häufigsten vorkommen.

Diese übersehenen Posten sind oft sehr hoch und müssen bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

1. Anpassung & Konfiguration: Ein Standard-System passt selten zu 100 %. Jede Abweichung kostet extra.
2. Datenmigration & -bereinigung: Das Übertragen von Altdaten ins neue System ist ein schwieriger Prozess.
3. Schulung und Change Management sind wichtig, damit die Mitarbeiter mitmachen. Experten sagen, man soll 10 bis 15 Prozent des Budgets dafür einplanen.
4. Integration mit anderen Systemen: Die Verbindung mit vorhandener Software wie einem Kundenbeziehungs-Management-System (CRM) kostet oft viel Geld.
5. Hardware-Upgrades: Nur bei On-Premise-Lösungen relevant, aber kosten viel.
6. Interner Personalaufwand: Die Zeit, die Ihr eigenes Projektteam in das Projekt steckt, kostet oft Geld.
7. Laufender Support und Wartung: Bei Kauflizenzen sind das oft 18 bis 22 Prozent der ursprünglichen Kosten pro Jahr.
8. Externe Berater: DExterne Berater unterstützen mit Fachwissen und Erfahrung – insbesondere bei Projektleitung, Funktionsberatung, technischer Umsetzung, Architektur und Change Management. Während der Einführung wie auch im laufenden Betrieb entstehen dadurch regelmäßige Kosten, die in der Budgetplanung realistisch berücksichtigt werden sollten.
9. Verlust an Produktivität: Das ist unvermeidlich, wenn etwas Neues gelernt werden muss.
10. Zukünftige Upgrades: Spätere Updates können bei stark individualisierten Systemen teuer werden.

Warum ERP-Projekte scheitern – und was Sie dagegen tun können

Auch wenn es typische Phasen bei der Einführung von ERP-Systemen gibt, führt das nicht immer zum Erfolg. Es ist besser, die häufigsten und teuersten Fehler von Anfang an zu vermeiden.

1. Unklare Ziele & Planung: Der häufigste Grund, warum ERP-Projekte scheitern. Vermeidung: Wählen Sie einen Anbieter erst, nachdem Sie detaillierte und messbare Geschäftsziele festgelegt haben.
2. Fehlende Unterstützung durch das Top-Management: Die aktive Unterstützung der Unternehmensführung ist entscheidend für den Erfolg von ERP-Projekten. Da ERP-Einführungen tief in die Geschäftsprozesse eingreifen, braucht es klare Priorisierung, Ressourcen und Rückhalt – und genau dafür ist das Top-Management verantwortlich. Vermeidung: Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Mitglied der Geschäftsleitung das Projekt aktiv mitträgt, sichtbar unterstützt und intern als Sponsor auftritt.
3. Unterschätztes Change Management: Ein ERP-System ist nur so gut wie seine Akzeptanz im Unternehmen. Fehlen Kommunikation, Schulung und aktives Stakeholder-Management, kann das zu Ablehnung, Bedienproblemen und erheblichen Störungen im Tagesgeschäft führen. Vermeidung: Planen Sie ausreichend Zeit und Budget (ca. 10–15% des Gesamtprojekts) für Change Management ein – inklusive Schulungen, Kommunikation und aktiver Einbindung der Nutzer.
4. Ressourcenaufwand unterschätzt: Ein Planungsfehler, der zu hohen Budgetüberschreitungen führt. Vermeidung: Planen Sie realistisch und rechnen Sie die Personalkosten fest mit ein.
5. Schlechte Datenqualität: Werden alte oder fehlerhafte Stammdaten in das neue System übernommen, bringt das nichts. Vermeidung: Machen Sie die Datenbereinigung und -migration zu einem eigenen Teilprojekt.
6. Übermäßige Anpassung (Over-Customization): Wenn man alte Prozesse 1:1 abbildet, wird es komplizierter und teurer. Die Kosten können dann 50 % bis 200 % der ursprünglichen Lizenzkosten sein. Vermeidung: Machen Sie Ihre Prozesse so, dass sie zum Software-Standard passen.
7. Unzureichendes Testen: Fehler, die erst nach der Veröffentlichung im Echtbetrieb entdeckt werden, kosten viel Geld und stören. Vermeidung: Machen Sie Testphasen mit echten Daten und den Leuten, die sie benutzen.

So wählt man das passende ERP-System für KMU aus: Ein Katalog mit Strategiekriterien.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Auswahl eines ERP-Systems eine der größten Investitionen in die IT. Lange Listen mit ERP-Systemen helfen nicht, eine Entscheidung zu treffen. Ein Kriterienkatalog ist besser.

Ihr Anforderungskatalog: 5 Punkte für eine Entscheidung, die auch in Zukunft gut ist.

1. Kann das System mit Ihrem Unternehmen wachsen? Ein modernes Cloud-ERP-System kann man oft anpassen. Man kann Nutzer und Module hinzufügen oder entfernen.
2. Branchenfokus: Braucht Ihre Branche bestimmte Prozesse und Funktionen, die die Software bietet?
3. Cloud vs. On-Premise: Welche Bereitstellungsform passt zu Ihrer IT-Strategie, Ihrem Budget und Ihren Sicherheitsanforderungen? Die Entscheidung hat Einfluss auf die Kosten.
4. Integrationsfähigkeit: Wie gut kann man das ERP-System mit Ihrer bestehenden Software verbinden, vor allem mit einem Customer Relationship Management (CRM)? Achten Sie auf offene Schnittstellen (APIs).
5. Gesamtkosten über die Nutzungsdauer (TCO): Analysieren Sie alle Kosten, die während der Nutzungsdauer entstehen. Das ist oft der wichtigste Punkt, um zwischen Anbietern wie SAP, Oracle und Microsoft zu entscheiden.

Ausblick: Wie Künstliche Intelligenz und neue Ideen die Zukunft von ERP beeinflussen

Ein modernes ERP-System ist eine Verwaltungs- und Intelligenz-Plattform. Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht nur ein Konzept, sondern liefert bereits messbare Geschäftsergebnisse.

Was bringt KI in der ERP-Software von heute?

KI-Funktionen sind in allen wichtigen Bereichen eines ERP-Systems zu finden und bringen einen nachweisbaren Gewinn.

Intelligente Prozessautomatisierung: Mitsubishi Electric hat die Produktivität um 30 % gesteigert und manuelle Prozesse um 55 % reduziert. Das gelang durch den Einsatz von KI.

Gesteigerte Effizienz: AmerisourceBergen konnte Zeit sparen. Statt fünf Stunden brauchte das Unternehmen nur noch eine Stunde für Preisanalysen. So hat es mehr Zeit für andere Dinge.

Prognosen & Planung: KI verbessert die Planung und Prognosen, indem sie große Datenmengen in Echtzeit analysiert.

"Composable ERP" – ein System, das über den Monolithen hinausgeht.

ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, das aus Navision entstanden ist, zeigen einen klaren Trend: Sie werden immer flexibler. Ältere Versionen wie NAV 2018 bekommen schon seit Januar 2023 keinen Mainstream-Support mehr. Das erhöht den Druck, sie zu modernisieren. Die Zukunft gehört flexiblen Architekturen aus kleineren, spezialisierten und verbundenen Anwendungen.

Fazit: ERP ist eine Strategie, kein reines IT-Projekt.

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine unternehmerische Aufgabe. Software allein reicht nicht für Erfolg. Man braucht auch eine Strategie.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse sind:

1. Denken Sie an die Gesamtbetriebskosten (TCO): Eine ehrliche und vollständige Budgetierung ist die Basis für eine nachhaltige Entscheidung.
2. Machen Sie das Risiko-Management zur Priorität: Schauen Sie sich die größten Fehlerquellen bei der Umsetzung an. Besonders bei der Änderung von Plänen und der Festlegung von Zielen. Das ist wichtiger als ein starrer Projektplan.
3. Zuerst müssen Sie wissen, was Sie brauchen. Es gibt kein "bestes" ERP-System. Das passende System ist das, welches Ihre Anforderungen am besten erfüllt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.