GenAI

Was ist GenAI? Eine einfache Erklärung für Ihren Arbeitsalltag

Stellen Sie sich künstliche Intelligenz wie einen extrem fähigen Assistenten vor. Die klassische KI ist ein Spezialist für das Erkennen und Analysieren: Sie filtert Spam-Mails, segmentiert Kundengruppen oder sagt voraus, wann eine Maschine gewartet werden muss. Sie erkennt also Muster in bereits vorhandenen Daten.

Generative KI, kurz GenAI, geht einen entscheidenden Schritt weiter. Dieser Assistent erkennt nicht nur Muster, sondern nutzt sie, um etwas komplett Neues zu erschaffen. Füttern Sie ihn mit tausenden von Projektberichten, lernt er die Struktur und den Tonfall. Bitten Sie ihn dann, einen neuen Berichtsentwurf zu einem Thema zu schreiben, kann er genau das tun. Diese Fähigkeit macht GenAI zu einem kreativen Werkzeug, das auf komplexen neuronalen Netzen und Deep Learning basiert.

GenAI, Copilot, Copilot for Microsoft 365 – was ist was?

Diese Frage sorgt oft für Verwirrung, doch die Antwort ist ganz einfach. GenAI ist der technologische Überbegriff, vergleichbar mit dem „Verbrennungsmotor“. Copilot ist hingegen ein konkretes Produkt von Microsoft, das diese Technologie nutzt, so wie ein „VW Golf“ ein Auto ist, das einen Motor nutzt.

Wichtig ist jedoch die Unterscheidung zwischen den Copilot-Versionen:

• Copilot (kostenfrei): Dies ist die öffentlich zugängliche Version (früher als Bing Chat bekannt). Sie ist nützlich für allgemeine Recherchen im Internet, sollte aber niemals für interne Unternehmensdaten verwendet werden.
• Copilot for Microsoft 365: Dies ist die sicher in Ihre Arbeitsumgebung integrierte Version. Sie kann auf Ihre eigenen Unternehmensdaten in SharePoint, Teams oder Outlook zugreifen – ohne dass diese Informationen Ihr System verlassen. Das ist der entscheidende Unterschied für den professionellen Einsatz.

Prozessintelligenz statt Tipparbeit: Wo GenAI Sie heute entlastet

Sie müssen kein IT-Experte sein, um von GenAI zu profitieren. Die größten Vorteile liegen in der Automatisierung und Vereinfachung von alltäglichen, oft zeitaufwendigen Aufgaben. Es geht darum, Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu verschaffen.

GenAI für die tägliche Kommunikation

Die tägliche Flut an E-Mails, Berichten und Protokollen bindet enorme Ressourcen. Hier dient GenAI als intelligenter Schreibassistent, der direkt auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen kann, wenn er sicher eingebunden ist.

• E-Mails kontextbezogen formulieren: Geben Sie Stichpunkte vor, wie „Kunde Meier, Angebot aus Dynamics 365 nachfragen, höflich, Frist bis Freitag“. Copilot findet das passende Angebot und formuliert eine vollständige E-Mail.
• Berichte und Protokolle zusammenfassen: Bitten Sie die KI: „Fasse mir die Teams-Aufzeichnung von gestern zusammen und erstelle eine Liste der wichtigsten To-dos.“ In Sekunden erhalten Sie eine übersichtliche Gliederung.
• Präsentationen aus Dokumenten erstellen: Sie benötigen eine Präsentation zum letzten Projekt? Weisen Sie die KI an: „Erstelle eine Präsentation mit fünf Folien basierend auf dem Word-Dokument ‚Projektabschluss Q3‘.“

GenAI zur Optimierung von Routineaufgaben

Viele Büroaufgaben sind repetitiv. Genau hier kann GenAI seine Stärken ausspielen und Abläufe nicht nur beschleunigen, sondern auch intelligenter gestalten. Die Verknüpfung mit Automatisierungs-Tools wie Power Automate ist hier der nächste logische Schritt zur nachhaltigen Prozessoptimierung.

• Automatisierte Meeting-Protokolle: Moderne Tools transkribieren eine Audioaufnahme eines Meetings und leiten die Ergebnisse direkt weiter. Die erkannten Aufgaben können automatisch in Microsoft Planner oder To Do angelegt werden.
• Strukturierung von Daten: Sie haben eine unstrukturierte Liste mit Kundendaten? GenAI kann Namen, Adressen und zuständige Vertriebsmitarbeiter extrahieren und in eine saubere Excel- oder SharePoint-Liste überführen.
• Gezielte Recherchen durchführen: Statt stundenlang Suchmaschinen zu durchforsten, können Sie fragen: „Fasse mir die wichtigsten Logistik-Trends aus den Berichten in unserem SharePoint zusammen.“

GenAI im B2B-Einsatz: Sicherheit und Compliance als Fundament

Der Gedanke, sensible Firmendaten einer neuen Technologie anzuvertrauen, kann verunsichern. Sorgen um Datensicherheit, Komplexität und die Zuverlässigkeit der Ergebnisse sind ja auch berechtigt. Diese lassen sich jedoch mit einem pragmatischen Ansatz und klaren Regeln für den Unternehmenseinsatz einfach handhaben.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Das ist keine technische Feinheit, sondern die wichtigste Leitplanke für den sicheren KI-Einsatz im Mittelstand.

Der entscheidende Punkt ist, keine öffentlichen, kostenfreien KI-Tools für interne Informationen zu nutzen. Daten, die Sie in die Standardversion von ChatGPT oder den freien Copilot eingeben, verlassen Ihr Unternehmen. Für den professionellen Einsatz ist Copilot for Microsoft 365 die sichere Alternative. Alle Daten, die Sie dort verarbeiten, bleiben in Ihrem geschützten Unternehmensbereich (Ihrem „Tenant“) und werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Dies stellt die Konformität mit Datenschutz- und KI-Regularien wie dem EU AI Act sicher.

Die wichtigsten GenAI-Tools im Vergleich

Der Markt für GenAI-Anwendungen ist groß. Für den Arbeitsalltag im Mittelstand sind jedoch vor allem drei Plattformen relevant. Hier kommt es weniger auf maximale Kreativität an, sondern auf die sichere Integration in Ihre bestehenden Prozesse.

• ChatGPT (von OpenAI): Der bekannte Pionier. Ideal für kreative Texterstellung und allgemeine Wissensfragen. In seiner kostenlosen Version ein starkes Werkzeug für unkritische Aufgaben, aber für sensible Firmendaten ungeeignet.
• Gemini (von Google): Ein leistungsstarker Konkurrent, der besonders gut im Verarbeiten großer Informationsmengen und in der Recherche ist. Die Stärke liegt in der Integration in den Google Workspace.
• Copilot for Microsoft 365: Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist dies die pragmatischste und sicherste Wahl. Der entscheidende Vorteil ist die nahtlose Integration in Outlook, Teams und Excel, aber auch in Geschäftsanwendungen wie Dynamics 365. Copilot kann auf Ihre eigenen, privaten Unternehmensdaten zugreifen, um kontextbezogene Unterstützung zu liefern.

Ihre ersten Schritte mit GenAI: Eine einfache Anleitung

Der Einstieg in GenAI muss kein großer Sprung sein. Mit kleinen, geplanten Schritten schaffen Sie eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und legen den Grundstein für eine erfolgreiche KI-Einführung im Unternehmen.

1. Sicher experimentieren: Nutzen Sie ein freigegebenes Tool wie Copilot for Microsoft 365 für eine einfache Aufgabe. Bitten Sie es, eine neutrale Antwort auf eine Kundenanfrage zu formulieren. So bekommen Sie ein Gefühl für die Funktionsweise.
2. Eigene Anwendungsfälle finden: Beobachten Sie Ihren Arbeitsalltag. Welche drei Aufgaben sind am repetitivsten? Notieren Sie, wo eine Texterstellung, Zusammenfassung oder Recherche Ihnen Zeit sparen würde.
3. Das richtige Werkzeug nutzen: Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung. In den meisten Fällen ist Copilot als Teil von Microsoft 365 bereits eine verfügbare und sichere Option.
4. Anweisungen (Prompts) formulieren lernen: Die Qualität des Ergebnisses hängt von der Qualität Ihrer Anweisung ab. Eine gute Anweisung enthält Rolle („Sei ein Projektmanager“), Aufgabe („Erstelle eine Liste“), Kontext („basierend auf dem Protokoll in SharePoint“) und Format („als Stichpunkte“).
5. Immer prüfen und verfeinern: Betrachten Sie die KI als einen Assistenten, nicht als fehlerfreien Experten. Prüfen Sie die Ergebnisse immer auf Richtigkeit und passen Sie sie an. Sie behalten die Kontrolle und die finale Verantwortung.